Kundenservice

Unsere Mitarbeiter kümmern sich speziell um alle Aufgaben aus dem Reklamations- und Gutschriftenbereich. Da dieses Aufgabengebiet sehr umfangreich ist, gibt es einige Absprachen mit unseren Lieferanten an die wir uns halten müssen. Nachfolgend erhalten Sie diese Absprachen damit auch Sie schon vorab über bestimmte Vorgänge und damit verbundene eventuelle Wartezeiten informiert sind. Ausserdem können dadurch viele Vorgänge natürlich auch beschleunigt werden.

Wir bitten Sie daher unsere RMA-Bedingungen genau durchzulesen.

Anlieferung allgemein

Bei Zustellung unserer Lieferungen sind alle Pakete / Paletten auf Vollständigkeit, korrekte Adressierung und äusserliche Unversehrtheit zu überprüfen. Wenn ein Paket nicht innerhalb von 2 Tagen bzw. eine Palette nicht innerhalb von 3 Tagen nach Warenausgang bei Ihnen eingetroffen ist, benachrichtigen Sie bitte umgehend unser Service-Desk. Wir werden umgehend den Verbleib Ihrer Lieferung abklären. Bei eventuellen Fehlmengen beachten Sie bitte den Punkt "Falschlieferung".

Anfrage der Retoure-Nummer (RMA)

Um eine RMA-Nummer zu erhalten, müssen Sie unser RMA-Formular komplett ausgefüllt, mit Kopie der Rechnung, an unser Service-Desk faxen. Nicht korrekt ausgefüllte RMA-Formulare können nicht bearbeitet werden! Artikel, die wir ohne RMA-Nummer erhalten, werden unbearbeitet wieder retour gesandt.

Verschiedene RMA - Arten: (bitte bei allen RMA-Arten ein Retouren-Formular ausfüllen)

  1. Falschlieferung (Artikel entspricht nicht der Bestellung)
  2. Falschlieferung (Artikel entspricht nicht dem Lieferschein)
  3. Falsche Bestellung (Artikel wurde durch den Kunden verkehrt bestellt)
    Achtung: Hier wird eine Bearbeitungsgebühr berechnet!
  4. Bestellung wurde bereits schriftlich storniert & ist vom Verkäufer schriftlich bestätigt worden.
  5. Transportschaden (wenn innerhalb von 24 Stunden reklamiert wird)
  6. Defekte Ware (Reklamationen innerhalb von ca. 6 Monaten)

1. Falschlieferung / falsche Bestellung allgemein

Im allgemeinen gilt, das sich falsch bestellte und/oder gelieferte Ware in der Orginalverpackung befinden muss. Weiter muss die Verpackung ungeöffnet und unbeschädigt sein, da sonst keine Rücknahme möglich ist. Falls einmal zu wenig, zu viel oder auch falsche Ware geliefert worden sein sollte, melden Sie uns das bitte innerhalb von 3 Tagen nach Wareneingang/Lieferscheineingang an unseren Service Desk. Spätere Reklamationen können wir leider nicht mehr akzeptieren. Bitte füllen sie hierfür unser RMA-Formular aus.

2. Falschlieferung (Artikel entspricht nicht der Bestellung)

Bei gelieferter Ware, die nicht von Ihnen bestellt wurde bzw. die nicht mit Ihrer Bestellung übereinstimmt gilt, dass diese innerhalb von 3 Tagen nach Wareneingang reklamiert werden sollte. Das ermöglicht uns eine schnelle Nachlieferung bzw. einen Austausch der Ware. Grundsätzlich erhalten Sie immer eine Retourenummer (RMA) für die Ware die an Qardinal Office Supplies zurückgehen soll. Ohne diese Nummer können keine Rücksendungen akzeptiert werden!

3. Falschlieferung (Artikel vom Kunden falsch bestellt)

Falschbestellungen, also Ware die Sie versehentlich falsch bestellt haben, müssen innerhalb von 10 Tagen nach Lieferdatum reklamiert werden. Für eine falsche Bestellung werden grundsätzlich Bearbeitungsgebühren berechnet! Es ist nicht möglich bereits geöffnete Produkte zurück zunehmen. Kontrollieren Sie deshalb immer die Ware vor dem Öffnen auf Korrektheit. Wenn Ware speziell für Sie eingekauft wurde ( sogenannte X-Produkte ), gelten die oben aufgeführten Bedingungen nicht! Hier muss dann im speziellen Fall geklärt werden, ob wir die Ware zurück nehmen können!

4. Stornierung

Falls Sie eine Bestellung schon telefonisch storniert haben, die aber schon in der Auslieferung ist, bitte entweder die Annahme verweigern oder innerhalb von 2 Tagen in unserem Service Desk bescheid geben. Sie bekommen dann eine Retourenummer, die für Sie als Beleg für eine Gutschrift bzw. einen Warentausch ist.

5. Transportschaden - Bitte unbedingt beachten:

  • bei einem offensichtlichen Transportschaden muss dies immer auf den Frachtpapieren des Spediteurs vermerkt werden!
  • vom Anlieferer bestätigen lassen, dass ein Transportschaden vorliegt und wenn möglich, ein Digitalbild per e-mail an unser Service-Desk senden.
  • direkt ein Fax oder eine e-mail an unser Service-Desk senden
  • Ware wird neu ausgeliefert, sobald die defekte Ware wieder am Lager ist.
  • nicht orginal verpackte Lieferungen ( Folie aufgerissen ; Fremdklebeband durch Spediteur ) gelten auch als Transportschaden.

Transportschäden, die nicht auf dem Frachtpapier des Spediteurs vermerkt wurden, können leider nicht bearbeitet werden.

5b. Verdeckter Transportschaden

Bei einem verdeckten Transportschaden, der erst nach Öffnen des Karton bzw.der Palette entdeckt wird, muss der Schaden innerhalb von 24 Stunden gemeldet werden. Auch hier, wenn möglich ein Digitalbild per e-mail an unser Service-Desk senden. Spätere Reklamationen können wir leider nicht mehr akzeptieren. Deshalb bitten wir um umgehende Prüfung unserer Lieferungen.

6. Defekte Ware / Herstellergarantie

Für den Fall, daß Sie defekte Ware reklamieren möchten, muss bei den meisten Herstellern ein Probedruck und/oder wenigstens eine genaue Fehlerbeschreibung beigefügt werden. Die Umschreibung "defekt" oder "druckt nicht", ist hierbei nicht ausreichend! Einige Lieferanten (z. B. QMS, Minolta und Brother) nehmen sogar keine Reklamationen an, wenn nicht ein s.g. "Statusbericht" des Gerätes beigefügt wird!